Gebruik je een aankoop meerdere jaren in de onderneming en bedraagt de aanschafprijs doorgaans €450 of meer exclusief aftrekbare btw, dan is vaak sprake van een bedrijfsmiddel waarop je afschrijft. Aankopen onder €450 of kosten die op één jaar zien, trek je meestal direct af. Samenhangende onderdelen kunnen als één investering tellen.
Waarom het verschil belangrijk is
Directe kosten komen volledig in het resultaat van het jaar waarop ze betrekking hebben. Een investering komt eerst op de balans. Via jaarlijkse afschrijving wordt een deel van de aanschafkosten ten laste van de winst gebracht. Dat zorgt ervoor dat de kosten aansluiten bij de jaren waarin het bedrijfsmiddel wordt gebruikt.
De grens van €450 is geen algemene beslisregel voor iedere boeking. Kijk naar de aanschafprijs per bedrijfsmiddel en naar onderdelen die samen één functioneel geheel vormen. Ook kosten die nodig zijn om het middel gebruiksklaar te maken, kunnen tot de aanschafkosten behoren.
Stappen om de aankoop te beoordelen
- Bepaal wat je werkelijk hebt gekocht. Eén laptop is duidelijker dan een project met apparatuur, installatie en inrichting.
- Bepaal de aanschafkosten. Gebruik het bedrag exclusief btw als de btw volledig aftrekbaar is; niet-aftrekbare btw kan de kostprijs verhogen.
- Schat de gebruiksduur en restwaarde. Afschrijving verdeelt het verschil tussen aanschafkosten en restwaarde over de vermoedelijke gebruiksduur.
- Controleer privégebruik. Alleen het zakelijke deel hoort in de fiscale verwerking; voor btw kan een eigen keuze en correctie gelden.
- Beoordeel investeringsaftrek. Niet ieder bedrijfsmiddel telt mee en jaarlijkse drempels en uitsluitingen gelden.
Voorbeeld: laptop van €1.500 exclusief btw
Een ondernemer koopt een laptop van €1.500 exclusief btw en gebruikt die naar verwachting drie jaar zakelijk. De laptop is dan doorgaans een bedrijfsmiddel. Bij volledige btw-aftrek boek je €1.500 als aanschafwaarde en de btw afzonderlijk als te vorderen btw. Vervolgens schrijf je af over de gebruiksduur, rekening houdend met een eventuele restwaarde.
| Onderdeel | Gebruikelijke verwerking | Niet verwarren met |
|---|---|---|
| Aanschafwaarde | Debet bedrijfsmiddel | Directe kantoorkosten |
| Aftrekbare btw | Debet te vorderen btw | Onderdeel van kostprijs |
| Factuur | Credit crediteur | Direct de bank als nog niet betaald |
| Jaarlijkse waardedaling | Afschrijvingskosten | Aflossing van financiering |
Betaling in termijnen
Gespreid betalen maakt een bedrijfsmiddel niet tot maandelijkse kosten. Boek bij aanschaf het bedrijfsmiddel, de btw en de volledige schuld volgens de factuur of financiering. Latere betalingen verminderen de schuld. Alleen rente en afzonderlijke financieringskosten kunnen periodieke kosten zijn.
Veelgemaakte fouten
- Elke termijn als kosten boeken en daardoor de aanschaf dubbel aftrekken.
- Losse onderdelen onder €450 afzonderlijk beoordelen terwijl ze één functioneel geheel vormen.
- Niet-aftrekbare btw toch als te vorderen btw boeken.
- Afschrijven over de betaaltermijn in plaats van de economische gebruiksduur.
- Investeringsaftrek automatisch toepassen zonder drempel, uitsluitingen en ingebruikname te controleren.
Is alles boven €450 automatisch een investering?
Nee. De aankoop moet ook een bedrijfsmiddel zijn dat meerdere jaren in de onderneming wordt gebruikt. Voorraad, onderhanden werk en bepaalde rechten volgen andere regels.
Is de grens inclusief of exclusief btw?
Bij volledige btw-aftrek kijk je doorgaans naar het bedrag exclusief btw. Niet-aftrekbare btw kan onderdeel worden van de aanschafkosten.
Mag ik een investering versneld afschrijven?
Alleen als een specifieke regeling dat toestaat. De normale afschrijving sluit aan bij aanschafkosten, restwaarde en gebruiksduur.
Bij samengestelde projecten, een bv/DGA, privégebruik, lease of bijzondere afschrijvingsregelingen kan een persoonlijke beoordeling nodig zijn.