Boek een factuur zonder btw niet automatisch als Nederlandse kosten zonder btw. Controleer de reden. Bij verlegging moet je vaak zelf btw berekenen en aangeven. Bij een vrijstelling of KOR staat terecht geen aftrekbare btw op de factuur. Ontbreekt een geldige reden, vraag de leverancier om uitleg of een gecorrigeerde factuur.
Vijf mogelijke verklaringen
| Reden | Wat staat vaak op de factuur? | Wat doe je? |
|---|---|---|
| Btw verlegd | “Btw verlegd”, “reverse charge” en btw-nummers | Bereken en verwerk de btw in de juiste aangifterubriek |
| Vrijgestelde prestatie | Verwijzing naar vrijstelling | Geen btw aftrekken; controleer of de vrijstelling past |
| Kleineondernemersregeling | KOR of geen btw-bedrag | Geen btw aftrekken; boek het volledige factuurbedrag |
| 0%-tarief | 0% en soms aanvullende verwijzing | Geen bedrag aan voorbelasting, maar controleer de transactie |
| Factuurfout | Geen verklaring | Vraag om een juiste of gecorrigeerde factuur |
Binnenlandse factuur
Een Nederlandse leverancier kan vrijgestelde prestaties leveren, deelnemen aan de KOR of een binnenlandse verleggingsregeling toepassen. De aard van de prestatie en positie van beide partijen zijn bepalend. Alleen omdat de leverancier zegt dat “er geen btw op hoort”, hoef je dat niet zonder controle over te nemen.
Buitenlandse factuur
Bij goederen of diensten uit een ander EU-land wordt de Nederlandse btw vaak door de afnemer aangegeven. Voor diensten staat dan meestal “btw verlegd” op de factuur. Bij goederen kan sprake zijn van een intracommunautaire verwerving. Bij leveranciers buiten de EU gelden andere regels en kunnen invoer-btw of verlegging spelen.
Kun je toch btw aftrekken?
Je kunt geen btw-bedrag als voorbelasting aftrekken als op de factuur geen btw in rekening is gebracht. Bij verlegging bereken je zelf de verschuldigde btw. Voor zover de aankoop wordt gebruikt voor belaste bedrijfsactiviteiten, kan die berekende btw in dezelfde aangifte ook aftrekbaar zijn. Dat zijn twee afzonderlijke aangifteregels.
Stappenplan
- Controleer leverancier en land. Kijk naar adres en btw-identificatienummer.
- Lees de omschrijving en factuurtekst. Zoek naar verlegging, vrijstelling, KOR of 0%.
- Bepaal goederen of diensten. Vooral bij buitenland maakt dit verschil.
- Controleer je eigen btw-recht. Vrijgestelde of gemengde omzet kan de aftrek beperken.
- Vraag correctie bij twijfel. Verwerk niet bewust een onjuiste factuur.
Boekingsrichting
Bij een echte vrijstelling of KOR boek je het volledige bedrag doorgaans als kosten of op de betreffende balansrekening. Bij verlegging boek je daarnaast de zelf berekende verschuldigde btw en, indien aftrekbaar, te vorderen btw. Een buitenlandse factuur met onterecht buitenlandse btw vraagt eerst inhoudelijke controle; boek die btw niet als Nederlandse voorbelasting.
Veelgemaakte fouten
- Iedere factuur zonder btw op dezelfde btw-code boeken.
- Verlegde btw helemaal niet aangeven omdat er per saldo niets te betalen lijkt.
- Zelf 21% als voorbelasting boeken zonder dat verlegging van toepassing is.
- Een buitenlandse factuur behandelen als een Nederlandse KOR-factuur.
- Een factuurfout pas bij de jaarafsluiting ontdekken.
Mag een leverancier onder de KOR een factuur zonder btw sturen?
Ja. De leverancier brengt dan geen btw in rekening. Jij hebt op die factuur geen btw-bedrag om als voorbelasting af te trekken.
Moet ik bij “btw verlegd” altijd 21% berekenen?
Nee. Je bepaalt welk Nederlands tarief of welke behandeling op de prestatie van toepassing is. Een uitzondering of ander tarief kan gelden.
Wat als de factuur geen uitleg geeft?
Vraag de leverancier waarom geen btw is berekend. Bij een fout is een gecorrigeerde factuur meestal de juiste route.
De juiste btw-behandeling hangt af van prestatie, partijen, land en gebruik. Laat afwijkende of grote facturen beoordelen voordat je aangifte doet.