Bij een gewone koop op afbetaling boek je de volledige aankoop bij levering of facturering als kosten, voorraad of bedrijfsmiddel. Daartegenover komt een crediteur of financieringsschuld. Iedere termijn verlaagt vervolgens de schuld. Alleen het rentedeel en afzonderlijke financieringskosten zijn periodieke kosten.
Eerst de overeenkomst kwalificeren
De naam boven een contract is niet beslissend. Kijk wie economisch risico draagt, wie onderhoud betaalt, of je aan het einde eigenaar bent en of een koopoptie feitelijk onvermijdelijk is. Een gewone aankoop met uitgestelde betaling, financial lease en operational lease hebben verschillende balans- en btw-gevolgen.
| Vorm | Gebruikelijke verwerking | Belangrijk aandachtspunt |
|---|---|---|
| Koop op afbetaling | Actief of kosten plus volledige schuld | Factuur, eigendom en renteverdeling |
| Lening voor aankoop | Aankoop en lening afzonderlijk boeken | Bank betaalt leverancier of onderneming |
| Financial lease | Vaak actief en leaseschuld | Economisch eigendom en btw-factuur |
| Operational lease | Periodieke leaselasten | Geen automatische eigendomsoverdracht |
Boeking bij aanschaf
Stel dat een laptop €2.400 exclusief €504 btw kost en volledig wordt gefinancierd. Als de laptop als bedrijfsmiddel kwalificeert en alle btw aftrekbaar is, ziet de basisboeking er als volgt uit:
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Computerapparatuur | €2.400 | |
| Te vorderen btw | €504 | |
| Crediteur of financieringsschuld | €2.904 |
Is een deel van de btw niet aftrekbaar, dan boek je alleen het aftrekbare bedrag als te vorderen btw. Het niet-aftrekbare deel verhoogt doorgaans de kostprijs van het bedrijfsmiddel. Bij privégebruik, vrijgestelde omzet of een onjuiste factuur kan de uitkomst dus veranderen.
Boeking van een termijn
Splits iedere betaling op basis van het aflossingsschema. De aflossing verlaagt de schuld en is geen nieuwe kostenpost. Rente boek je als financieringskosten. Administratie- of afsluitkosten verwerk je volgens hun aard en de gemaakte afspraken.
| Rekening | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Financieringsschuld | Aflossingsdeel | |
| Rentekosten | Rentedeel | |
| Bank | Volledige termijn |
Afschrijven staat los van aflossen
De afschrijving volgt de economische gebruiksduur en fiscale afschrijvingsregels. Het aflossingsschema volgt de financiering. Daardoor kan de jaarlijkse afschrijving hoger of lager zijn dan de aflossing. Houd beide reeksen apart in het activaregister en de leningadministratie.
Wanneer trek je de btw af?
Bij een reguliere factuur voor de volledige levering kan de btw op de volledige aankoop in één keer in beeld komen, ook als je in termijnen betaalt. Dat is anders wanneer iedere termijn een afzonderlijke prestatie of leasetermijn betreft. Controleer daarom factuur, leveringsmoment en contractvorm voordat je btw overneemt.
- Bewaar koopovereenkomst, factuur en aflossingsschema bij elkaar.
- Maak een afzonderlijke grootboekrekening voor de financieringsschuld.
- Sluit de schuld periodiek aan op het overzicht van de financier.
- Splits aflossing, rente en kosten bij iedere betaling.
- Werk activaregister en afschrijving onafhankelijk van de schuld bij.
Boek niet zowel de volledige aankoop als iedere termijn volledig als kosten. Dan trek je dezelfde aanschaf dubbel af en blijft de schuld onverklaard openstaan.
Is de aanbetaling direct een kostenpost?
Nee. De aanbetaling is een betaling op de aankoop of schuld. De kostentoerekening volgt de aard van het gekochte bedrijfsmiddel.
Mag ik rente aftrekken?
Zakelijke rente kan in beginsel een financieringslast zijn. Bij een bv, verbonden partijen of onzakelijke voorwaarden kunnen aanvullende beperkingen spelen.
Hoe verwerk ik een slottermijn?
Een slottermijn blijft onderdeel van de financieringsschuld totdat die wordt betaald of geherfinancierd. Controleer of eigendom of koopoptie aan de slottermijn is gekoppeld.
Contractvoorwaarden zijn bepalend. Laat financial lease, huurkoop, DGA-financiering of buitenlandse financiering beoordelen wanneer eigendom en btw niet helder zijn.