Boek eerst de zakelijke kosten of het bedrijfsmiddel en de eventuele aftrekbare btw. Boek de tegenpost bij een eenmanszaak doorgaans als privéstorting. Bij een bv ontstaat meestal een schuld van de bv aan de DGA of aandeelhouder, vaak via rekening-courant. Boek de betaling niet nogmaals via de zakelijke bank.
De betaalrekening bepaalt niet of iets zakelijk is
Of een uitgave aftrekbaar is, hangt af van het zakelijke motief en de fiscale voorwaarden. Dat je de rekening per ongeluk of bewust vanaf je privérekening hebt betaald, verandert de aard van de aankoop niet. Wel moet uit de administratie blijken wie de kosten heeft gedragen en of de onderneming jou later terugbetaalt.
Controleer ook de factuur. Voor btw-aftrek is onder meer van belang dat de onderneming de afnemer is, dat de factuur voldoet aan de factuureisen en dat de aankoop wordt gebruikt voor belaste omzet. Een betaalbewijs alleen vervangt geen juiste factuur.
Eenmanszaak of vof
Bij een eenmanszaak bestaat juridisch geen afgescheiden rechtspersoon, maar in de administratie houd je privé en onderneming wel uit elkaar. Betaal je zakelijke kosten privé, dan breng je waarde in de onderneming. Dat is een privéstorting en geen omzet. De kosten of het bedrijfsmiddel komen op de gebruikelijke rekening; aftrekbare btw komt op te vorderen btw.
| Voorbeeldboeking eenmanszaak | Debet | Credit |
|---|---|---|
| Zakelijke kosten exclusief btw | €100 | |
| Te vorderen btw | €21 | |
| Privéstorting | €121 |
Bv en DGA
Een bv is wel een afzonderlijke rechtspersoon. Betaalt een DGA een factuur voor de bv, dan heeft de DGA in beginsel een bedrag voorgeschoten. De bv boekt de kosten en een schuld aan de DGA. Bij kleine bedragen die snel over en weer worden verrekend, kan de rekening-courant passend zijn. Een structureel of groot saldo kan andere voorwaarden vragen.
Betaalt de bv het bedrag later terug, dan boek je die betaling af tegen de schuld of rekening-courant. De terugbetaling is dan niet opnieuw een kostenpost. Controleer bij een factuur op persoonlijke naam extra goed of de bv werkelijk afnemer is en of btw-aftrek verdedigbaar is.
Dit moet je nu doen
- Bewaar factuur en privébetaalbewijs. Koppel beide documenten aan dezelfde boeking.
- Bepaal kosten of investering. Een duurzaam bedrijfsmiddel kan op de balans horen.
- Beoordeel de btw afzonderlijk. Controleer afnemer, factuureisen, gebruik en belaste omzet.
- Kies de juiste tegenrekening. Gebruik privéstorting bij een eenmanszaak of schuld/rekening-courant bij een bv.
- Verwerk een latere terugbetaling. Boek die af op de tegenrekening, niet nogmaals als kosten.
Veelgemaakte fouten
- De privébetaling helemaal niet boeken, waardoor kosten en btw ontbreken.
- De factuur én de terugbetaling als kosten boeken, waardoor de kosten dubbel zijn.
- Een bankboeking zoeken op de zakelijke rekening terwijl de betaling daar nooit heeft gestaan.
- Btw aftrekken op basis van alleen een pinbon of privébankafschrift.
- Bij een bv ieder voorgeschoten bedrag zonder controle als informele kapitaalstorting verwerken.
Zijn de kosten aftrekbaar als ik privé heb betaald?
De privébetaling sluit aftrek niet uit. Het zakelijke doel, de aard van de uitgave en de bewijsstukken bepalen de fiscale behandeling.
Mag de onderneming mij terugbetalen?
Ja, als uit de administratie blijkt dat je een zakelijke uitgave hebt voorgeschoten. Boek de terugbetaling af tegen de privéstorting, schuld of rekening-courant volgens de rechtsvorm en gekozen administratie.
Wat als de factuur op mijn privéadres staat?
Een privéadres is niet altijd beslissend, maar de factuur moet wel aantonen dat de onderneming de afnemer is. Bij twijfel of een onjuiste tenaamstelling kan een gecorrigeerde factuur nodig zijn, vooral voor btw-aftrek.
Deze uitleg is algemeen. Bij een bv, een structurele rekening-courant, een factuur op verkeerde naam of gemengd privégebruik kan persoonlijke beoordeling nodig zijn.