Heb je de inkoop- of verkoopfactuur al ingevoerd, verwerk de bankregel dan als factuurbetaling en koppel de juiste openstaande factuur. Boek dezelfde betaling niet opnieuw als kosten of omzet. Is het betaalde bedrag afwijkend, bepaal eerst waarom: deelbetaling, korting, bankkosten, koersverschil, afronding of een fout.
Kies de route die bij de betaling past
| Situatie | Gebruikelijke verwerking | Controle |
|---|---|---|
| Factuur en betaling zijn gelijk | Koppel bankregel aan openstaande factuur | Factuur verdwijnt uit open posten |
| Deelbetaling | Koppel betaald deel aan dezelfde factuur | Restbedrag blijft open |
| Meerdere facturen in één betaling | Verdeel betaling over de juiste facturen | Totaal van selectie sluit aan op bank |
| Geen factuur | Geld uitgegeven of ontvangen met tegenrekening | Bewijs, btw en zakelijke aard |
Een betaalde factuur koppelen
Een ingevoerde factuur heeft de kosten, omzet, btw en crediteur of debiteur al geboekt. De latere bankbetaling boekt alleen de openstaande post weg. In de officiële handleiding van e-Boekhouden wordt bij een betaling die op een factuur volgt gekozen voor factuurbetaling ontvangen of verstuurd, waarna de factuur wordt geselecteerd.
Boek je de bankregel daarnaast nogmaals als kosten, dan staan de kosten en mogelijk de btw dubbel in de administratie. Controleer na verwerking het overzicht open posten en de bankrekening.
Wanneer gebruik je een tegenrekening?
Een tegenrekening gebruik je bij geld ontvangen of uitgegeven zonder vooraf geboekte factuur, bijvoorbeeld bankkosten of een interne overboeking. De rekening beschrijft wat de betaling boekhoudkundig is. Kies niet op basis van de naam van de leverancier alleen. Bepaal eerst of sprake is van kosten, voorraad, een bedrijfsmiddel, privé, een schuld of een tussenrekening.
Een betalingsverschil wegboeken
Boek een verschil pas weg nadat de oorzaak duidelijk is. Een klein afrondingsverschil kan naar betalingsverschillen. Een inhouding door een betaalprovider hoort mogelijk bij transactiekosten. Een korting kan omzet, kosten en btw beïnvloeden. Een koersverschil hoort bij valutaresultaat. Is slechts een deel betaald, dan moet het restant juist open blijven staan.
- Vergelijk bank en factuur. Controleer bedrag, factuurnummer en betalingskenmerk.
- Bepaal de oorzaak. Deelbetaling, korting, kosten, koers of fout.
- Koppel eerst het juiste factuurdeel. Laat een echt restant open.
- Boek alleen het verklaarde verschil. Gebruik de rekening die bij de oorzaak past.
- Controleer open posten. De leverancier of klant moet na verwerking het juiste saldo tonen.
Een ingehouden transactievergoeding, creditnota of deelbetaling heeft een eigen betekenis. Een algemene verschilrekening kan het werkelijke probleem verbergen.
Wat Fiscely voor deze boeking doet
Geef factuurbedrag, betaald bedrag, factuurstatus, bankomschrijving, btw en vermoedelijke oorzaak door. Fiscely maakt eerst de journaalpost en vertaalt die daarna naar stappen op hoofdlijnen in e-Boekhouden. Zo blijft de fiscale inhoud leidend en wordt de software niet gebruikt om een onduidelijke boeking te maskeren.
Waarom blijft een betaalde factuur openstaan?
Vaak is de bankregel als losse uitgave of ontvangst geboekt in plaats van aan de factuur gekoppeld. Controleer ook deelbetalingen, betalingskenmerk en gekozen relatie.
Welke tegenrekening moet ik kiezen?
Dat hangt af van de economische betekenis van de betaling. Zonder factuur kunnen dat bijvoorbeeld bankkosten, privé, kruisposten of een kostenrekening zijn.
Mag ik een paar cent verschil wegboeken?
Ja, als werkelijk sprake is van een verklaarbaar afrondingsverschil. Leg de reden vast en gebruik een consequente rekening.
Menu-namen en schermen van e-Boekhouden kunnen veranderen. Fiscely is onafhankelijk van e-Boekhouden.nl en voert geen boekingen automatisch uit.