Een privébetaling maakt een zakelijke uitgave niet privé. Boek de kosten of het bedrijfsmiddel en de aftrekbare btw. Gebruik bij een eenmanszaak of vof meestal een privéstorting als tegenrekening. Bij een bv gebruik je doorgaans een schuld aan de DGA of rekening-courant. Koppel de betaling niet aan de zakelijke bank, want daar is niets afgeschreven.
De boeking verschilt per rechtsvorm
| Rechtsvorm | Tegenrekening | Betekenis |
|---|---|---|
| Eenmanszaak | Privéstorting | De ondernemer brengt privé betaald geld of waarde in de onderneming |
| Vof of maatschap | Kapitaal- of privérekening van de juiste vennoot | De betaling wordt aan de betalende vennoot toegerekend |
| Bv | Rekening-courant DGA of schuld aan aandeelhouder | De bv is het bedrag aan de betaler verschuldigd |
Voorbeeld eenmanszaak
Je koopt zakelijke kantoorartikelen voor €121 inclusief €21 btw en betaalt met je privérekening. Boek €100 debet op kantoor- of algemene kosten, €21 debet op te vorderen btw en €121 credit op privéstorting. Betaalt de onderneming het bedrag later aan jou terug, dan boek je die zakelijke bankbetaling tegen de privérekening. Boek de kosten dan niet opnieuw.
Voorbeeld bv
Betaalt de DGA een factuur van de bv privé, dan verwerkt de bv de kosten of het bedrijfsmiddel en de aftrekbare btw. De tegenpost is een schuld aan de DGA, vaak via rekening-courant. Bij terugbetaling vanuit de zakelijke bank wordt de schuld afgeboekt. Houd rekening-courantstanden controleerbaar en voorkom dat privé en zakelijk structureel zonder duidelijke aansluiting door elkaar lopen.
Praktisch verwerken in e-Boekhouden.nl
Voer de inkoopfactuur in met de juiste factuurdatum, leverancier, kosten- of balansrekening en btw-behandeling. Kies niet de zakelijke bank als betaalrekening wanneer het bedrag daar niet is afgeschreven. Gebruik een passende privé-, kapitaal- of rekening-courantrekening als tegenrekening. De exacte naam van schermen en grootboekrekeningen kan per administratie-inrichting en softwareversie verschillen.
Is de factuur al als openstaande crediteur geboekt, verwerk dan de privébetaling tegen die crediteur en de juiste privé- of rekening-courantrekening. Zo blijft de factuurhistorie zichtbaar en staat de crediteur niet onterecht open. Maak niet daarnaast nog een losse kostenboeking.
Btw blijft een aparte controle
Voor btw-aftrek moet de aankoop voor belaste bedrijfsactiviteiten worden gebruikt en moet de factuur aan de voorwaarden voldoen. Privé betalen blokkeert de aftrek niet automatisch. Privégebruik, een verkeerde tenaamstelling of een vrijgestelde activiteit kan de aftrek wel beperken. Boek alleen het daadwerkelijk aftrekbare btw-bedrag.
Een veelgemaakte fout is eerst de factuur boeken en daarna de privébetaling nogmaals als kosten invoeren. De betaling sluit de factuur of vormt de tegenpost, maar creëert geen tweede uitgave.
Controlelijst na het boeken
- Factuur zichtbaar. De factuur is gekoppeld aan de kosten of het bedrijfsmiddel.
- Btw juist. Alleen aftrekbare btw staat als voorbelasting.
- Geen zakelijke bankmutatie. De zakelijke bank sluit aan op het echte bankafschrift.
- Tegenrekening klopt. Privéstorting, vennotenrekening of rekening-courant past bij de rechtsvorm.
- Terugbetaling herkenbaar. Een latere vergoeding boekt de tegenrekening af.
Wat Fiscely voor deze boeking doet
Upload de factuur en vermeld rechtsvorm, wie heeft betaald, zakelijk gebruik en of terugbetaling volgt. Fiscely maakt de fiscale beoordeling en een debet-creditvoorstel met bruikbare grootboekrichting. Je krijgt ook te zien welke informatie je in e-Boekhouden.nl moet controleren, zonder te doen alsof iedere administratie dezelfde rekeningnummers heeft.
Zijn kosten aftrekbaar als ik ze privé heb betaald?
Ja, als de uitgave zakelijk is en aan de fiscale voorwaarden voldoet. De betaalrekening is niet het enige criterium.
Welke btw-code moet ik kiezen?
De btw-behandeling hangt af van factuur, leverancier, prestatie en gebruik. Kies niet alleen op basis van de betaalwijze. Fiscely geeft daarom een btw-behandeling en geen universeel softwarecodenummer.
Mag de bv mij terugbetalen?
Ja, wanneer duidelijk is dat je een zakelijke uitgave voor de bv hebt voorgeschoten. Boek de terugbetaling tegen de openstaande schuld of rekening-courant.
Fiscely is onafhankelijk van e-Boekhouden.nl. Menu's, labels en functies kunnen wijzigen. Controleer bij het boeken altijd de actuele softwareweergave en je eigen rekeningschema.