In e-Boekhouden kun je een bon via de app, desktop of het digitale archief toevoegen. Scan & Herken leest gegevens uit en zet een boekingsvoorstel klaar. Controleer altijd leverancier, datum, bedragen, btw, zakelijke aard, kostenrekening en betaalwijze voordat je verwerkt.
Van document naar definitieve boeking
- Maak een volledige, scherpe foto. Alle randen, bedragen en fiscale gegevens moeten leesbaar zijn.
- Upload naar het digitale archief. Gebruik de app, desktop of het persoonlijke archiefadres.
- Controleer de herkenning. Vergelijk leverancier, datum, totaal en btw met het originele document.
- Bepaal de fiscale behandeling. Kosten, investering, privédeel, btw-aftrek en eventuele beperking.
- Kies rekening en betaalroute. Zakelijke bank, kas, privé voorgeschoten of nog te betalen.
- Bewaar document en boeking gekoppeld. Zo blijft de administratie controleerbaar.
Wanneer is een bon voldoende voor btw?
Een factuurbedrag van maximaal €100 inclusief btw kan onder voorwaarden op een vereenvoudigde factuur staan. Daarop moeten onder meer datum, leverancier, geleverde goederen of diensten en btw of berekeningsgegevens staan. Voor bijzondere bonnen, zoals brandstof, gelden aanvullende mogelijkheden. Een betaalbewijs zonder omschrijving van de prestatie is niet automatisch voldoende voor btw-aftrek.
Scan & Herken controleert niet jouw fiscale bedoeling
Volgens e-Boekhouden herkent de functie gegevens en maakt zij een boekingsvoorstel. De software weet daarmee nog niet of een lunch beperkt aftrekbaar is, een laptop moet worden geactiveerd, privégebruik speelt of een buitenlandse factuur verlegde btw bevat. Controleer daarom zowel wat er op de bon staat als waarvoor je de aankoop gebruikt.
| Controlepunt | Veelvoorkomende fout | Gevolg |
|---|---|---|
| Totaal en btw | 21% herkend terwijl 9% of geen btw geldt | Verkeerde voorbelasting |
| Grootboekrekening | Laptop direct als kantoorkosten | Investering niet geactiveerd |
| Betaalwijze | Privébetaling als zakelijke bank | Bank sluit niet aan |
| Document | Onscherpe of afgesneden foto | Onvoldoende controleerbaar bewijs |
Digitaal bewaren
De Belastingdienst staat toe dat facturen en bonnetjes worden gescand en digitaal bewaard, mits de digitale weergave juist en volledig is en relevante echtheidskenmerken worden behouden. Digitale facturen bewaar je in de vorm waarin je ze hebt ontvangen. De normale bewaartermijn is zeven jaar; voor onroerende zaken en enkele bijzondere regelingen geldt een langere termijn.
Koppel ieder document aan de boeking en houd het ook toegankelijk wanneer je later van softwarepakket wisselt. Maak periodiek een export of back-up volgens de mogelijkheden van je pakket. Alleen een foto op je telefoon of in een losse mailbox maakt terugzoeken en controle onnodig lastig.
Bon privé betaald
Voer de zakelijke kosten of het bedrijfsmiddel en eventuele aftrekbare btw in. Kies vervolgens niet de zakelijke bank als daar geen betaling staat. Bij een eenmanszaak is de tegenpost vaak privéstorting; bij een bv doorgaans rekening-courant met de DGA of werknemer.
Een bon die via de app én per e-mail binnenkomt kan dubbel klaarstaan. Controleer leverancier, datum, bedrag en document voordat je beide voorstellen verwerkt.
Wat Fiscely voor een bon doet
Upload de bon bij je vraag en beschrijf het gebruik en de betaalwijze. Fiscely beoordeelt kosten of investering, btw-aftrek, privédeel en de tegenrekening. Daarna krijg je een concrete boekingsrichting die je naast het voorstel in e-Boekhouden kunt leggen.
Moet ik het papieren bonnetje bewaren?
Een juiste en volledige digitale kopie kan onder voorwaarden volstaan. Zorg dat echtheidskenmerken, inhoud en koppeling met de administratie behouden blijven.
Mag ik btw aftrekken van iedere kassabon?
Nee. De bon, zakelijke bestemming en wettelijke aftrekvoorwaarden moeten kloppen. Bij een bedrag boven €100 gelden doorgaans de normale factuureisen.
Is Scan & Herken hetzelfde als automatisch boeken?
De functie zet gegevens en een voorstel klaar. Controle en definitieve verwerking blijven noodzakelijk.
Menu-namen en functies van e-Boekhouden kunnen wijzigen. Fiscely is onafhankelijk van e-Boekhouden.nl en verwerkt geen documenten rechtstreeks in je administratie.