Begin niet bij een willekeurig rekeningnummer, maar bij de economische betekenis van de boeking. Kies daarna in SnelStart een passende bestaande rekening of maak een nieuwe rekening met het juiste type, de juiste functie en een logische plek in het schema. Een verkeerde functie kan btw, dagboek of rapportage beïnvloeden.
De basis van een rekeningschema
| Soort rekening | Voorbeelden | Komt terug in |
|---|---|---|
| Activa | Bank, debiteuren, voorraad, inventaris | Balans |
| Passiva | Eigen vermogen, lening, crediteuren, btw-schuld | Balans |
| Omzet | Verkoop goederen of diensten per categorie | Winst-en-verliesrekening |
| Kosten | Huur, software, bankkosten, advies | Winst-en-verliesrekening |
| Speciale functies | Dagboeken, btw, tussenrekeningen | Automatische processen |
Waarom de functie in SnelStart belangrijk is
SnelStart legt uit dat iedere grootboekrekening een functie heeft. Die functie bepaalt wat voor soort rekening het is en kan sturen wat er met btw gebeurt. Sommige functies mogen maar één keer worden gebruikt, zoals bepaalde dagboek- en btw-functies. Wijzig daarom geen technische systeemrekening alleen omdat de naam niet ideaal lijkt.
Een nieuwe kostenrekening toevoegen
Maak alleen een aparte rekening als het inzicht oplevert. Voor een terugkerende, materiële kostensoort kan dat nuttig zijn. Kies een nummer tussen vergelijkbare kostenrekeningen, een duidelijke naam en de juiste kostenfunctie. Btw wordt doorgaans per boeking of via de inrichting toegepast; controleer dat een nieuwe rekening niet onbedoeld aan een bijzondere btw-functie is gekoppeld.
Balans of kosten?
Een laptop, machine of verbouwing is niet automatisch directe kosten. Duurzame bedrijfsmiddelen kunnen op de balans horen en via afschrijving in het resultaat komen. Een vooruitbetaald jaarabonnement kan gedeeltelijk op de balans staan. Bepaal dus eerst de fiscale en boekhoudkundige behandeling en kies daarna de rekening.
RGS en eigen nummering
Het Referentie Grootboekschema helpt rekeningen aan een standaard rapportagestructuur te koppelen. SnelStart biedt functies voor RGS-koppeling. Je eigen rekeningnummer kan blijven bestaan, terwijl de RGS-code de betekenis voor uitwisseling en rapportage verduidelijkt. Gebruik RGS niet als vervanging voor een inhoudelijke beoordeling van de boeking.
- Omschrijf de transactie. Wat is economisch gekocht, verkocht, ontvangen of verschuldigd?
- Kies balans of resultaat. Bepaal ook investering, vooruitbetaling of privé.
- Zoek een bestaande rekening. Voorkom dubbele of vrijwel gelijke rekeningen.
- Controleer functie en btw. Wijzig geen unieke systeemfunctie zonder reden.
- Kies een logische naam. Een ander moet direct begrijpen welke boekingen erop horen.
- Test rapportage. Bekijk balans, winst-en-verliesrekening en btw-overzicht.
Een beheersbaar schema met consequente boekingsregels is vaak beter dan tientallen incidentele kostenrekeningen.
Veelgemaakte fouten
- Een btw-rekening gebruiken als gewone kostenrekening.
- Een bedrijfsmiddel rechtstreeks op algemene kosten boeken.
- Voor iedere leverancier een nieuwe grootboekrekening aanmaken.
- Rekeningen verwijderen of wijzigen terwijl er al op is geboekt.
- Privé, lening en rekening-courant op één onduidelijke rekening mengen.
Wat Fiscely voor je rekeningschema doet
Beschrijf de transactie, rechtsvorm en gewenste rapportage. Fiscely bepaalt eerst de journaalpost en geeft daarna aan welk type grootboekrekening in SnelStart passend is. Zo blijft de inhoud leidend en hoef je geen rekeningnummer te gokken.
Welk rekeningnummer moet ik gebruiken?
Er bestaat niet één verplicht nummer voor iedere kostensoort. Gebruik een logische plaats binnen je bestaande schema en let vooral op type en functie.
Kan ik een grootboekrekening achteraf wijzigen?
Dat kan afhankelijk van de inrichting, maar controleer bestaande boekingen, rapportages en gekoppelde functies voordat je wijzigt.
Moet ik RGS gebruiken?
RGS kan standaardisatie en uitwisseling ondersteunen. De concrete inrichting hangt af van je administratie en rapportagebehoefte.
Menu-namen en functies van SnelStart kunnen wijzigen. Fiscely is onafhankelijk van SnelStart en voert geen boekingen of systeemwijzigingen automatisch uit.