Laat iedere rubriek van de btw-aangifte aansluiten op je administratie. Boek daarna de saldi van af te dragen en te vorderen btw over naar één rekening te betalen of te ontvangen omzetbelasting. De betaling aan de Belastingdienst boek je tegen die balansrekening, niet nogmaals als kosten.
Van boekhouding naar btw-aangifte
Een btw-aangifte is geen losse berekening buiten de administratie. Uit de boekhouding moet blijken hoeveel btw je over omzet verschuldigd bent en hoeveel voorbelasting je mag aftrekken. Maak daarom per aangiftetijdvak een aansluiting van grootboek naar rubrieken.
| Onderdeel | Administratie | Aangifte |
|---|---|---|
| Nederlandse omzet | Omzet en af te dragen btw per tarief | Rubriek 1 |
| Verlegde btw binnenland | Vergoeding, verschuldigde btw en mogelijke vooraftrek | Rubriek 2 en 5b |
| Prestaties naar buitenland | Omzet per land en type klant | Rubriek 3 en mogelijk ICP |
| Inkopen uit buitenland | Vergoeding, berekende btw en aftrek | Rubriek 4 en 5b |
| Voorbelasting | Aftrekbare btw op inkopen | Rubriek 5b |
De boeking na de aangifte
Veel pakketten maken automatisch een btw-boeking. De gebruikelijke gedachte is dat de afzonderlijke btw-rekeningen voor het tijdvak worden leeggemaakt tegen te betalen of te ontvangen omzetbelasting. Daarmee staat het aangiftesaldo als schuld of vordering op de balans.
Betaal je de aangifte, dan boek je debet te betalen omzetbelasting en credit bank. Ontvang je een teruggaaf, dan boek je debet bank en credit te ontvangen omzetbelasting. De betaling is geen nieuwe btw-kost en mag het resultaat niet nogmaals beïnvloeden.
Waarom btw en bank soms niet aansluiten
- De betaling bevat rente, boete of verrekening met een ander tijdvak.
- De aangifte is gecorrigeerd nadat de boeking is gemaakt.
- Een suppletie staat op een aparte beschikking.
- Een betaling is direct op kosten of voorbelasting geboekt.
- Er staat een oud beginsaldo op de btw-rekening.
Suppletie en correctie boeken
Ontdek je een fout, bereken dan eerst het netto btw-verschil. Bij maximaal €1.000 mag de correctie volgens de Belastingdienst in de eerstvolgende aangifte worden verwerkt. Bij een groter verschil dien je een suppletie omzetbelasting in. Boek de correctie terug naar de oorspronkelijke omzet, kosten, btw of balanspost en leg vast op welk tijdvak zij ziet.
- Sluit omzet aan. Vergelijk omzetrekening, facturen en rubriek 1 of 3.
- Sluit voorbelasting aan. Verwijder privé, vrijgestelde en niet-aftrekbare btw.
- Controleer bijzonderheden. Verlegging, buitenland, correcties en privégebruik.
- Bewaar een aangiftespecificatie. Sla aangifte, berekening en boeking samen op.
- Boek betaling of teruggaaf. Gebruik de balansrekening van het aangiftesaldo.
- Controleer het restsaldo. Alleen verklaarde oude of nieuwe posten mogen blijven staan.
Bij verlegde btw kan verschuldigde btw gelijk zijn aan aftrekbare voorbelasting. Beide bedragen moeten wel in administratie en aangifte staan.
Wat Fiscely voor je btw-aansluiting doet
Geef aangiftetijdvak, rubrieken, btw-saldi, betaling en eventuele verschillen door. Fiscely helpt vaststellen waar een verschil ontstaat, maakt een boekingsvoorstel en benoemt wanneer een suppletie of nadere controle nodig is.
Boek ik een btw-betaling als kosten?
Nee. Je betaalt een eerder opgebouwde belastingschuld. Boek de betaling tegen te betalen omzetbelasting.
Wat betekent btw rekening-courant?
Dat is doorgaans een verzamelrekening waarop btw-saldi en aangifteboekingen samenkomen. De precieze inrichting verschilt per pakket.
Moet mijn btw-grootboek na iedere aangifte nul zijn?
De rekeningen van het afgesloten tijdvak worden meestal overgeboekt. Een saldo kan blijven door nieuwe perioden, correcties of onjuiste boekingen en moet verklaard worden.
Controleer bij oude verschillen, boetes, belastingrente of een lopende controle altijd de beschikking en oorspronkelijke aangiften.