Gebruik je software voor de zakelijke belangen van je onderneming, dan zijn de kosten meestal aftrekbaar. Bij privégebruik trek je alleen het zakelijke deel af. Een Nederlands abonnement bevat vaak btw; bij een buitenlandse zakelijke dienst wordt de btw vaak naar jou verlegd. Een jaarabonnement dat over twee boekjaren loopt, kan deels vooruitbetaalde kosten zijn.
Zakelijk gebruik is het vertrekpunt
Denk aan boekhoudsoftware, projectmanagement, cloudopslag, ontwerpsoftware, beveiliging of een branchespecifieke applicatie. Leg vast hoe de software bij je werkzaamheden hoort. Een abonnement dat vooral privé wordt gebruikt, wordt niet zakelijk doordat het vanaf de zakelijke rekening is betaald.
Bij gemengd gebruik moet je een redelijke zakelijke verdeling maken. Dat kan bijvoorbeeld op basis van gebruikers, accounts, tijd of functies. Gebruik een methode die je later kunt uitleggen.
Nederlandse leverancier
Bij een Nederlandse leverancier staat meestal Nederlandse btw op de factuur. Voor zover je de software gebruikt voor belaste bedrijfsactiviteiten en de factuur voldoet, kan die btw aftrekbaar zijn. Bij vrijgestelde omzet of privégebruik kan de aftrek beperkt zijn.
Buitenlandse SaaS-leverancier
Veel softwarebedrijven factureren vanuit een ander EU-land of buiten de EU. Bij een zakelijke dienst wordt de btw vaak verlegd naar de Nederlandse afnemer. De factuur vermeldt dan geen btw maar bijvoorbeeld “reverse charge”. Jij berekent de Nederlandse btw, geeft die aan en trekt die voor zover toegestaan af.
Staat buitenlandse btw op een zakelijke B2B-factuur terwijl verlegging had moeten gelden, boek die dan niet als Nederlandse voorbelasting. Controleer je btw-identificatienummer in het account en vraag zo nodig een gecorrigeerde factuur.
Maandabonnement of jaarabonnement
| Situatie | Gebruikelijke verwerking | Controlepunt |
|---|---|---|
| Maandabonnement | Softwarekosten in de maand/periode | Factuur en gebruik |
| Jaarabonnement binnen één boekjaar | Kosten van dat boekjaar | Periode op factuur |
| Jaarabonnement over twee boekjaren | Deels vooruitbetaalde kosten | Toerekening per balansdatum |
| Eenmalige duurzame licentie | Mogelijk immaterieel bedrijfsmiddel | Rechten, bedrag en gebruiksduur |
Dit moet je nu controleren
- Koppel de software aan je onderneming. Noteer functie en gebruikers.
- Controleer leverancier en land. Kijk naar btw-identificatienummer en factuurtekst.
- Bepaal de btw-route. Nederlandse btw, verlegging of bijzondere regeling.
- Controleer de abonnementsperiode. Splits vooruitbetaalde maanden bij een jaargrens als dat nodig is.
- Boek betaling apart van kosten. Een creditcard- of Molliebetaling moet op de factuur aansluiten.
Veelgemaakte fouten
- Buitenlandse btw als Nederlandse voorbelasting boeken.
- Een jaarabonnement volledig in december boeken terwijl het grotendeels op het volgende jaar ziet.
- Factuur en creditcardmutatie allebei als kosten boeken.
- Privégebruik niet corrigeren.
- Een eenmalige langdurige licentie zonder beoordeling als maandelijkse softwarekosten verwerken.
Is ChatGPT of andere AI-software zakelijk aftrekbaar?
Als het abonnement aantoonbaar voor de zakelijke belangen van de onderneming wordt gebruikt, kan het zakelijke deel aftrekbaar zijn. Controleer leverancier, factuur, btw en privégebruik.
Hoe boek ik software uit Ierland?
Bij een zakelijke dienst wordt de btw vaak verlegd. Boek de kosten, bereken Nederlandse btw en verwerk verschuldigde en eventueel aftrekbare btw in de juiste rubrieken.
Moet ik een softwarelicentie afschrijven?
Een doorlopend abonnement is meestal periodieke kosten. Een zelfstandig overdraagbaar of meerjarig recht tegen een groter eenmalig bedrag kan een andere beoordeling vragen.
Bij maatwerksoftware, ontwikkelkosten, meerdere entiteiten, vrijgestelde omzet of omvangrijke meerjarige licenties kan de verwerking afwijken.