Je balans is een momentopname van bezittingen, schulden en eigen vermogen. Je winst-en-verliesrekening telt opbrengsten en kosten over een periode op. Een bankbetaling kan daardoor wel op de balans zichtbaar zijn, zonder meteen je winst te veranderen.
Wat staat er op de balans?
Volgens de KVK-uitleg over jaarrekeningen beschrijft de balans de financiële toestand op een bepaald moment. Denk aan je banktegoed, nog te ontvangen klantbetalingen, apparatuur en voorraad. Daartegenover staan bijvoorbeeld leveranciersschulden, leningen en eigen vermogen.
De twee kanten van een balans sluiten op elkaar aan. Dat betekent niet automatisch dat de inhoud goed is. Een verkeerd geboekte lening kan technisch in evenwicht zijn en toch onjuiste informatie geven. Je moet dus ook begrijpen waarom iedere post er staat.
Wat staat er op de winst-en-verliesrekening?
De winst-en-verliesrekening geeft opbrengsten en kosten over een periode weer. De uitkomst is winst of verlies. Je kunt een jaar bekijken, maar ook een maand of kwartaal. Vergelijk alleen periodes die op dezelfde manier zijn afgesloten. Een maand zonder geboekte inkoopfacturen lijkt anders onterecht bijzonder winstgevend.
Voorbeeld: winst zonder extra geld op de bank
Een onderneming verricht in juni een dienst van € 1.000, exclusief eventuele btw. De kosten die bij deze dienst horen zijn € 300. Alle opbrengsten en kosten zijn verwerkt, maar de klant betaalt pas in juli. In deze vereenvoudigde vergelijking is het resultaat over juni € 700.
De € 1.000 staat aan het einde van juni nog bij de debiteuren. De betaling in juli verplaatst de vordering naar je bank. Zij is niet opnieuw € 1.000 omzet in juli. Btw laten we in dit rekenvoorbeeld buiten de vergelijking om het verschil tussen winst en geld duidelijk te maken.
Vier transacties die vaak verwarring geven
- Een lening ontvangen. Je bank stijgt, maar je schuld ook. Het geleende bedrag is geen omzet.
- Een lening aflossen. Je bank en schuld dalen. De aflossing zelf is geen kostenpost. Rente beoordeel je afzonderlijk.
- Geld privé opnemen bij een eenmanszaak. Dat verlaagt je bank en het eigen vermogen, niet de winst van de onderneming.
- Een bedrijfsmiddel aanschaffen. Het geld kan direct weg zijn, terwijl de kosten via afschrijving over de gebruiksduur lopen.
Voor dat laatste onderscheid licht de Belastingdienst toe welke kosten over meerdere jaren worden verdeeld. Een betaling van een jaarabonnement kan weer een andere balanspost geven, namelijk vooruitbetaalde kosten.
Zo lees je je rapporten in een boekhoudprogramma
- Kies dezelfde einddatum voor je rapporten en de bijbehorende bankcontrole.
- Controleer of alle facturen en bankmutaties tot die datum zijn verwerkt.
- Bekijk omzet en grootste kostensoorten ten opzichte van de vorige periode.
- Open op de balans de debiteuren, crediteuren en tussenrekeningen.
- Zoek bij een opvallend bedrag de onderliggende boekingen op.
Vraag je bij iedere afwijking af of zij een echt bedrijfsresultaat laat zien of een achterstand in de verwerking. Een openstaande tussenrekening kan bijvoorbeeld een ongekoppelde betaling zijn. Meer omzet zegt weinig over beschikbare cash zolang de klanten nog niet hebben betaald.
Van cijfers naar een gerichte vraag
Een bruikbare vraag aan Fiscely is bijvoorbeeld: mijn winst over juni is € 700, maar mijn bank is niet gestegen. Deze facturen staan nog open en deze lening is afgelost. Welke posten verklaren het verschil? Noem de periode en geef de relevante posten mee. Fiscely kan dan de samenhang toelichten in plaats van alleen definities te geven.
Een uitleg van je rapport vervangt geen volledige jaarrekeningcontrole. Bij onverklaarbare verschillen of een aangifte die al is ingediend kan een persoonlijke beoordeling nodig zijn.
Veelgestelde vragen
Kan mijn onderneming winst maken en toch geld tekortkomen?
Ja. Geld kan bijvoorbeeld vastzitten in debiteuren of voorraad. Ook aflossingen kosten cash zonder dezelfde invloed op het resultaat.
Is een sluitende balans altijd correct?
Nee. De boekingen kunnen in evenwicht zijn terwijl posten verkeerd zijn ingedeeld of bedragen ontbreken.
Deze uitleg is algemeen en kan onjuistheden bevatten. De uitkomst hangt af van jouw feiten en de geldende regels. Voor meer zekerheid kun je jouw situatie persoonlijk laten beoordelen via Fiscely Check of Advies.