Kosten die betrekking hebben op meerdere boekjaren verdeel je over de jaren waarin je onderneming er voordeel van heeft. Het nog niet verbruikte deel boek je als vooruitbetaalde kosten op de balans. De betaaldatum alleen bepaalt niet in welk jaar alle kosten aftrekbaar zijn.
Welke uitgaven zijn vooruitbetaalde kosten?
Een verzekering voor twaalf maanden, vooruitbetaalde huur of een meerjarig onderhoudscontract kan deels bij een volgend boekjaar horen. De Belastingdienst noemt vooruitbetaalde kosten apart van investeringen. Beide kunnen over meerdere jaren worden verwerkt, maar een abonnement is niet automatisch een af te schrijven bedrijfsmiddel.
Kijk eerst naar de periode waarop de factuur betrekking heeft. Een factuurdatum in december bewijst niet dat alle dienstverlening ook in december plaatsvindt. Bewaar daarom de contractperiode naast de factuur. Wanneer een bedrag alleen een terug te ontvangen borg is, hoort daar juist geen automatische maandelijkse kostenboeking bij.
Voorbeeld: een jaarverzekering vanaf oktober
Je onderneming heeft een kalenderboekjaar. Op 1 oktober betaal je € 1.200 voor een zakelijke verzekering die loopt tot en met 30 september van het volgende jaar. We gaan in dit voorbeeld uit van gelijke dekking per maand en geen aftrekbare btw in het betaalde bedrag.
- Totale periode: 12 maanden.
- Kosten per maand: € 1.200 gedeeld door 12 is € 100.
- Kosten in het huidige jaar, oktober tot en met december: € 300.
- Vooruitbetaald op 31 december, januari tot en met september: € 900.
Het feit dat € 1.200 van je bank is afgeschreven, betekent dus niet dat je resultaat van dit jaar met hetzelfde bedrag daalt. De € 900 staat als overlopende actiefpost op je balans. De komende negen maanden loopt die post terug terwijl telkens € 100 in de kosten komt.
Twee manieren om hetzelfde resultaat te boeken
Je kunt de betaling eerst volledig op vooruitbetaalde kosten boeken en daarna maandelijks een deel naar verzekeringskosten overboeken. Je kunt ook eerst de kosten boeken en bij de jaarafsluiting het toekomstige deel naar de balans verplaatsen. Kies een vaste werkwijze die past bij je rapportages.
Bij de eerste manier boek je bij betaling debet vooruitbetaalde kosten € 1.200 en credit bank € 1.200. Iedere maand volgt debet verzekeringskosten € 100 en credit vooruitbetaalde kosten € 100. Heb je de factuur al via crediteuren verwerkt, dan loopt de betaling tegen crediteuren in plaats van rechtstreeks tegen de kostenpost.
Verdeel de btw niet automatisch mee
Bij een btw-belaste factuur kan het tijdstip van voorbelasting verschillen van de kostenverdeling. Het btw-factuurstelsel heeft daarvoor eigen regels. Deel de aftrekbare btw dus niet alleen vanwege een jaarabonnement door twaalf. Bij buitenlandse diensten, voorschotten of beperkt aftrekrecht is aanvullende beoordeling nodig.
Controleer de balanspost bij de jaarafsluiting
Een balans laat zien wat er op een datum nog openstaat. Maak voor vooruitbetaalde kosten een specificatie per contract. Noteer factuurbedrag, begin- en einddatum, gebruikt bedrag en resterend saldo. Het totaal moet aansluiten bij je grootboekrekening.
- Controleer of het contract nog doorloopt.
- Verwerk tussentijdse beëindigingen en creditfacturen.
- Vergelijk de resterende maanden met het saldo op de balans.
- Voorkom dat de automatische maandboeking na het einde doorloopt.
Fiscely kan met het bedrag, de contractperiode en jouw bestaande boeking een verdelingsvoorbeeld uitwerken. Dat helpt vooral wanneer de bank al is verwerkt maar de kosten in het verkeerde jaar zijn terechtgekomen.
Veelgestelde vragen
Zijn vooruitbetaalde kosten een schuld?
Nee. Het gaat in dit voorbeeld om een bedrag waarvoor je nog dienstverlening tegoed hebt. Daarom staat het aan de actiefzijde van de balans.
Moet ik altijd per maand verdelen?
De verdeling moet aansluiten bij het werkelijke nut en je rapportage. Bij gelijkmatige dienstverlening is een maandverdeling vaak praktisch.
Deze uitleg is algemeen en kan onjuistheden bevatten. De uitkomst hangt af van jouw feiten en de geldende regels. Voor meer zekerheid kun je jouw situatie persoonlijk laten beoordelen via Fiscely Check of Advies.