Boek een creditfactuur tegen de oorspronkelijke inkoop- of verkooppost en verwerk ook de bijbehorende btw-correctie. Daarna verreken je de openstaande bedragen of koppel je de terugbetaling. Een bankontvangst van je leverancier is dus niet automatisch nieuwe omzet.
Waarom is een factuur gecrediteerd?
Een retour, prijsverlaging, annulering of fout in de factuur kan aanleiding zijn voor een creditfactuur. Leg vast wat de correctie verandert en naar welke oorspronkelijke factuur zij verwijst. Een onbetaalde maar verder correcte factuur is een andere situatie. Gebruik daarvoor niet automatisch een creditfactuur om je openstaande posten op te schonen.
Controleer vóór het boeken of de oorspronkelijke factuur in dezelfde administratie staat, welk btw-tarief is gebruikt en of er al betaald is. Bij een gedeeltelijke correctie moet duidelijk zijn welke factuurregels vervallen. Een correctie op een bedrijfsmiddel boek je niet zonder meer op algemene kosten.
Voorbeeld: je ontvangt een creditfactuur
Je hebt kantoorartikelen ingekocht voor € 200 plus € 42 btw. De inkoop is al geboekt en de btw is volledig aftrekbaar. Je stuurt een deel terug. De leverancier crediteert € 50 plus € 10,50 btw. De vereenvoudigde correctie is:
- Debet crediteuren: € 60,50.
- Credit kantoorartikelen: € 50.
- Credit te vorderen btw: € 10,50.
Je schuld aan de leverancier daalt met € 60,50. Was de oorspronkelijke factuur al betaald, dan ontstaat een bedrag dat je van de leverancier terugkrijgt of verrekent. Bij ontvangst boek je de bank tegen die leverancierspost. Boek de ontvangst niet nogmaals als een verlaging van kosten, want dat is al met de creditfactuur gedaan.
Voorbeeld: je verstuurt zelf een creditfactuur
Je geeft een klant achteraf € 100 korting op een met 21% btw belaste dienst. Het creditbedrag is € 121. Je verlaagt in dit voorbeeld de omzet met € 100 en de verschuldigde btw met € 21. Daartegenover neemt de vordering op de klant met € 121 af. Een eventuele terugbetaling verwerkt vervolgens de resterende klantpost, niet opnieuw de omzet.
Bij de btw is de aanleiding voor de correctie belangrijk. De Belastingdienst legt voor betalingskorting uit hoe een creditfactuur ook de eerder afgetrokken btw bij de afnemer corrigeert. Verkeerd gefactureerde btw of een correctie over een afgesloten tijdvak kan extra beoordeling vragen. Verander daarom niet alleen het btw-tarief zonder vast te leggen wat is hersteld.
Verwerken in Moneybird
Volgens de Moneybird-handleiding kun je vanuit een verkoopfactuur via Extra een creditfactuur laten aanmaken. Controleer daarna de regels, bedragen en datum. Een gedeeltelijke credit is niet hetzelfde als de hele factuur terugdraaien. Gebruik de verrekening alleen voor de juiste openstaande posten.
Een ontvangen creditfactuur verwerk je bij de inkomende facturen. Koppel de terugbetaling aan de creditfactuur en de oorspronkelijke betaling aan de oorspronkelijke inkoop. Fiscely is onafhankelijk van Moneybird. De leveranciershandleiding beschrijft de knoppen, de fiscale beoordeling hangt af van jouw transactie.
Controle na de boeking
- Is alleen het bedoelde bedrag gecorrigeerd?
- Klopt de resterende klant- of leverancierspost?
- Is een terugbetaling maar één keer gekoppeld?
- Sluit de btw-correctie aan bij de oorspronkelijke behandeling?
- Zijn oorspronkelijke factuur en creditfactuur allebei bewaard?
Kom je niet uit het resterende saldo? Geef Fiscely beide factuurbedragen, de btw en de betalingen door. Daarmee kun je laten uitwerken of de fout in de factuurboeking, de verrekening of de bankkoppeling zit.
Veelgestelde vragen
Is een creditfactuur hetzelfde als een terugbetaling?
Nee. De creditfactuur corrigeert de aanspraak. De terugbetaling is de geldbeweging waarmee een bedrag wordt afgewikkeld.
Mag ik de oorspronkelijke factuur verwijderen?
Bewaar de oorspronkelijke factuur en de correctie zodat de administratie navolgbaar blijft. Maak bij een verzonden factuur niet zomaar de historie onzichtbaar.
Deze uitleg is algemeen en kan onjuistheden bevatten. De uitkomst hangt af van jouw feiten en de geldende regels. Voor meer zekerheid kun je jouw situatie persoonlijk laten beoordelen via Fiscely Check of Advies.