Bij het factuurstelsel kun je btw terugvragen zodra vaststaat dat een vordering geheel of gedeeltelijk oninbaar is. Uiterlijk één jaar na de afgesproken uiterste betaaldatum wordt de vordering voor deze btw-regel als oninbaar beschouwd. Je telt dus niet automatisch vanaf de factuurdatum.
Waarom heb je btw betaald zonder geld te ontvangen?
Bij het factuurstelsel sluit de verschuldigde btw in beginsel aan bij de verkoopfactuur, niet bij de ontvangst op je bank. Daardoor kun je btw hebben afgedragen terwijl je klant nog niet heeft betaald. Bij het kasstelsel ontstaat dat verschil anders. Btw die je nog niet hebt afgedragen, vraag je niet via deze regeling terug.
De betaaldatum is belangrijk
De Belastingdienst beschrijft wanneer een vordering als oninbaar geldt. Noteer daarom de overeengekomen uiterste betaaldatum. Als eerder al vaststaat dat betaling niet meer komt, kan de teruggaaf eerder aan de orde zijn. Alleen het uitblijven van een reactie op één herinnering is onvoldoende reden om zonder verdere beoordeling die conclusie te trekken.
Voorbeeld: een volledig onbetaalde factuur
Je hebt een Nederlandse dienst gefactureerd voor € 1.000 plus € 210 btw. De afgesproken uiterste betaaldatum is 15 september 2025. De klant heeft niets betaald. Er was niet eerder zekerheid over oninbaarheid. Op 15 september 2026 is de eenjaarstermijn verstreken.
In dit voorbeeld kan de € 210 btw worden teruggevraagd in het tijdvak waarin die datum valt. Bij kwartaalaangifte is dat het derde kwartaal van 2026. Bij de betreffende binnenlandse omzet in rubriek 1a worden zowel € 1.000 omzet als € 210 btw in mindering gebracht. De btw-aangiftecorrectie moet herkenbaar blijven naast de boekhoudkundige verwerking van het debiteurenverlies.
Controleer eerst of er toch is betaald
Bekijk vóór het afboeken je bank, betaalprovider en eventuele verrekeningen. Een betaling kan zijn ontvangen met een ander betalingskenmerk. Ook kan een collega een creditfactuur of schikking hebben verwerkt. Als die informatie niet is meegenomen, vraag je mogelijk btw terug op een bedrag dat niet meer openstaat.
Maak een korte aansluiting: oorspronkelijk factuurbedrag, ontvangen betalingen, overeengekomen verminderingen en resterende vordering. Gebruik niet alleen de ouderdomskleur in je boekhoudprogramma als bewijs. Het pakket kan een factuur als verlopen tonen terwijl de betaling nog niet aan de factuur is gekoppeld.
Gedeeltelijke betaling of latere ontvangst
Bij een gedeeltelijk oninbare vordering beoordeel je alleen het niet-betaalde deel. Een korting die je met de klant afspreekt is iets anders dan oninbaarheid. Ontvang je na de teruggaaf toch nog geld, dan moet de bijbehorende btw opnieuw worden aangegeven. Bewaar daarom ook na de afboeking de koppeling met de oorspronkelijke factuur.
Geen creditfactuur om alleen de lijst leeg te maken
Een creditfactuur kan een prijsverlaging of annulering vastleggen. Daarmee verander je de aanspraak op je klant. Dat is niet hetzelfde als vastleggen dat een bestaande schuld niet wordt betaald. Kies de verwerking op basis van wat er werkelijk is gebeurd. Voorkom dat je én een creditfactuur én een btw-correctie voor dezelfde volledige vordering boekt.
Dossier voor de controle
- Factuur en afgesproken betaaltermijn.
- Aansluiting met ontvangen of verrekende bedragen.
- Herinneringen en relevante correspondentie.
- Reden en datum van de beoordeling als oninbaar.
- Het gebruikte aangiftetijdvak en de geboekte correctie.
Fiscely kan helpen de tijdlijn en bedragen te ordenen. Vermeld het btw-stelsel, de uiterste betaaldatum, eventuele deelbetalingen en of er al een correctie is verwerkt. Zo gaat de vraag over de werkelijk resterende vordering.
Veelgestelde vragen
Moet ik altijd een jaar wachten?
Nee. Als eerder vaststaat dat de vordering oninbaar is, kan eerder teruggaaf aan de orde zijn. Onderbouw waarom en wanneer dat duidelijk is geworden.
Begin ik te tellen op de factuurdatum?
Niet automatisch. De eenjaarstermijn sluit aan bij de uiterste betaaldatum. Controleer de betaalafspraak.
Deze uitleg is algemeen en kan onjuistheden bevatten. De uitkomst hangt af van jouw feiten en de geldende regels. Voor meer zekerheid kun je jouw situatie persoonlijk laten beoordelen via Fiscely Check of Advies.