Een online boekhoudpakket kan prima geschikt zijn voor een bv, zolang je rekeningschema, rollen en processen goed zijn ingericht. Minimaal moet je facturen, bank, btw, balansposten, vaste activa, rekening-courant en een controleerbare jaarafsluiting kunnen verwerken. Daarnaast heeft een bv te maken met vennootschapsbelasting en vaak loonheffingen voor de DGA.
Wat maakt de boekhouding van een bv anders?
Een bv is een aparte rechtspersoon. Geld van de bv is daarom niet hetzelfde als privégeld van de aandeelhouder. Een privébetaling, opname, lening of dividend heeft een eigen juridische en fiscale betekenis. De administratie moet deze stromen zichtbaar houden. Een eenvoudige categorie “privé” zoals bij een eenmanszaak is vaak niet voldoende.
| Onderdeel | Wat moet zichtbaar zijn? | Waarom? |
|---|---|---|
| Facturen en bank | Debiteuren, crediteuren en betaalstatus | Controle op omzet, kosten en btw |
| DGA en aandeelhouder | Loon, rekening-courant, leningen en dividend | Scheiding tussen bv en privé |
| Vaste activa | Aanschafwaarde, afschrijving en verkoop | Juiste winst en balans |
| Belastingen | Btw, loonheffing en vpb-posities | Aansluiting met aangiften en betalingen |
| Jaarafsluiting | Balans, winst-en-verliesrekening en dossier | Jaarrekening en aangifte vpb |
Rekening-courant DGA
Betaalt de DGA een factuur voor de bv of betaalt de bv een privé-uitgave, dan ontstaat vaak een rekening-courantverhouding. Richt afzonderlijke grootboekrekeningen in en leg vast wie aan wie een bedrag verschuldigd is. Een hoog of langdurig saldo kan verder gaan dan een praktische rekening-courant en als lening moeten worden beoordeeld.
DGA-loon en loonadministratie
Werkt een aandeelhouder met een aanmerkelijk belang voor de bv, dan kan de gebruikelijkloonregeling gelden. Het boekhoudpakket hoeft niet altijd zelf de salarisadministratie te voeren, maar loonjournaalposten, loonheffingen en netto betalingen moeten wel aansluiten. Zorg dat een externe salarisverwerker gegevens controleerbaar kan aanleveren.
Jaarrekening en deponering
Een bv moet een jaarrekening opstellen en in veel gevallen deponeren bij KVK. De boekhouding vormt daarvoor de basis. Controleer of je pakket exportmogelijkheden, een volledig grootboek, openstaande posten, activaregister en een goede audittrail biedt. Ook als een boekhouder de jaarrekening maakt, blijft een complete en toegankelijke administratie nodig.
Online pakket kiezen
- Past het pakket bij het aantal bv's, holdings en werkmaatschappijen?
- Kan iedere entiteit een eigen administratie en bankkoppeling krijgen?
- Kun je gebruikersrollen voor ondernemer en administratiekantoor instellen?
- Zijn correcties en boekingshistorie later controleerbaar?
- Kun je gegevens en bijlagen exporteren voor de bewaarplicht?
- Ondersteunt het pakket vaste activa, memoriaal en periodeafsluiting?
De software kan een boeking technisch verwerken. Of iets loon, dividend, rekening-courant, lening, zakelijke kosten of privé is, moet eerst inhoudelijk worden bepaald.
Maandelijkse controle
- Werk facturen en bank bij. Laat openstaande posten aansluiten.
- Controleer btw. Vergelijk aangifte, grootboek en buitenlandse transacties.
- Sluit loon aan. Controleer loonjournaalpost, betaling en loonheffing.
- Bekijk DGA-mutaties. Onderbouw rekening-courant, kosten en terugbetalingen.
- Volg resultaten en belastingen. Reserveer voor vpb en verklaar balansposten.
Wat Fiscely toevoegt naast je boekhoudpakket
Fiscely vervangt je boekhoudsoftware niet. Je gebruikt Fiscely wanneer je eerst wilt weten hoe een transactie fiscaal en administratief moet worden behandeld. Vermeld bv-structuur, factuur, betaling en zakelijk gebruik. Je krijgt een boekingsrichting, aandachtspunten en bronnen die je daarna in Exact, Moneybird, SnelStart, Jortt of e-Boekhouden.nl kunt toepassen.
Kan ik de boekhouding van mijn bv zelf doen?
Dat kan, maar de bv blijft verantwoordelijk voor een volledige administratie, aangiften en jaarrekening. Zorg voor periodieke controle en schakel expertise in bij loon, aandeelhoudersstromen en bijzondere transacties.
Welk online boekhoudpakket is het beste voor een bv?
Dat hangt af van structuur, volume, bank, salaris, koppelingen en samenwerking. Kies op processen en exporteerbaarheid, niet alleen op prijs.
Kan ik holding en werk-bv in één administratie zetten?
Iedere bv is een eigen rechtspersoon met een eigen administratie. Een pakket kan meerdere administraties ondersteunen, maar transacties tussen de bv's moeten in beide administraties aansluiten.
De inrichting hangt af van de bv-structuur en activiteiten. Laat holdingstructuren, leningen, dividend en afwijkend DGA-loon persoonlijk beoordelen.