Bij het factuurstelsel bepaalt voor een gewone binnenlandse verkoopfactuur in beginsel de factuurdatum het aangiftetijdvak, niet de betaaldatum. Voor inkoop-btw moet je ook de factuur hebben ontvangen. Het kasstelsel, vooruitbetalingen en bepaalde buitenlandse transacties kennen afwijkende regels.
Maak eerst onderscheid tussen drie datums
Op je factuur staat een factuurdatum. Daarnaast is er een datum of periode waarin de prestatie wordt geleverd. Ten slotte is er een betaaldatum. Die drie kunnen in verschillende maanden vallen. Bewaar ze afzonderlijk en verander de factuurdatum niet alleen om een betaling in hetzelfde kwartaal te krijgen.
Deze uitleg gaat vooral over gewone binnenlandse facturen bij het factuurstelsel. De Belastingdienst beschrijft ook uitzonderingen, waaronder vooruitbetalingen en het kasstelsel. Bij een te laat uitgereikte verkoopfactuur kan het moment waarop de factuur uiterlijk had moeten worden verstuurd bepalend zijn.
Voorbeeld: verkoop in maart, betaling in april
Je hebt in maart een gewone Nederlandse zakelijke dienst geleverd en factureert op 28 maart € 500 plus € 105 btw. De factuur is tijdig uitgereikt. De klant betaalt op 12 april. Als je het factuurstelsel en kwartaalaangifte toepast, horen de € 500 omzet en € 105 btw in dit voorbeeld bij het eerste kwartaal.
De ontvangst in april boek je tegen de openstaande klantfactuur. Je geeft deze verkoop daardoor niet opnieuw aan in het tweede kwartaal. Boek je zowel de factuur als de bankontvangst rechtstreeks als omzet, dan kun je omzet en btw dubbel opnemen.
Voorbeeld: inkoop nog niet betaald
Op 25 maart ontvang je een geldige inkoopfactuur met dezelfde factuurdatum voor € 200 plus € 42 btw. De inkoop is volledig bestemd voor activiteiten met aftrekrecht. Je betaalt op 8 april. De betaling hoeft in dit voorbeeld niet te worden afgewacht om de € 42 als voorbelasting van het eerste kwartaal te verwerken.
Controleer wel of de factuur daadwerkelijk is ontvangen en of je aftrekrecht hebt. Een offerte, bestelbevestiging of alleen een toekomstige incasso is niet hetzelfde als een ontvangen btw-factuur. Bij een factuur die pas na afloop van het tijdvak binnenkomt moet je de ontvangst en het juiste correctiepad beoordelen.
Wat doe je als de klant niet betaalt?
Het uitblijven van betaling verschuift de btw op een gewone verkoopfactuur niet automatisch naar later. Als de vordering uiteindelijk oninbaar wordt, bestaat een afzonderlijke teruggaafregeling. Houd daarom facturering, incasso en een eventuele latere btw-correctie uit elkaar.
Buitenlandse diensten vragen extra aandacht
Voor een afgenomen intracommunautaire dienst kan de periode waarin de dienst is geleverd bepalend zijn. Een softwarefactuur uit een ander EU-land behandel je dus niet blind als een gewone Nederlandse inkoopfactuur. Noteer bij doorlopende contracten ook de dienstperiode.
Controlelijst voor de kwartaalafsluiting
- Stel vast welk btw-stelsel je toepast.
- Controleer verkoopfacturen rond de kwartaalgrens op datum en tijdige uitreiking.
- Verwerk ontvangen inkoopfacturen en controleer het aftrekrecht.
- Koppel bankbetalingen aan de bestaande facturen.
- Beoordeel voorschotten en buitenlandse transacties afzonderlijk.
- Vergelijk het btw-overzicht met de onderliggende facturen voordat je indient.
Hulp bij een factuur rond de kwartaalgrens
Geef Fiscely de factuurdatum, leverperiode, ontvangstdatum en betaaldatum. Vermeld ook of jij de factuur verstuurt of ontvangt, het land van de andere partij en of de aangifte al is ingediend. Met die informatie kan het antwoord gericht ingaan op het tijdvak en een mogelijke correctie.
Gebruik dezelfde tijdlijn in je administratie. Dat maakt ook voor je boekhouder zichtbaar waarom een betaling en de bijbehorende btw in verschillende kwartalen kunnen staan.
Veelgestelde vragen
Kan ik wachten met btw afdragen tot de klant betaalt?
Bij een gewone verkoopfactuur onder het factuurstelsel niet alleen vanwege het wachten op betaling. Het kasstelsel heeft een andere systematiek.
Is de bankdatum genoeg voor mijn btw-aangifte?
Nee. Kijk naar het stelsel, de factuur en de prestatie. Alleen de bankmutaties geven niet altijd het juiste aangiftetijdvak.
Deze uitleg is algemeen en kan onjuistheden bevatten. De uitkomst hangt af van jouw feiten en de geldende regels. Voor meer zekerheid kun je jouw situatie persoonlijk laten beoordelen via Fiscely Check of Advies.