Zonder btw factureren mag alleen met een geldige reden. Bij de KOR of een vrijgestelde prestatie bereken je geen btw. Bij het 0%-tarief is de prestatie wel belast, maar tegen 0%. Bij btw-verlegging geeft je klant de btw aan. De factuurtekst, je btw-aangifte en je recht op aftrek verschillen per situatie.
Vier situaties die vaak door elkaar worden gehaald
| Situatie | Op de factuur | Gevolg voor jou |
|---|---|---|
| KOR | Geen btw en vermelding dat de KOR wordt toegepast | Geen reguliere btw-aangifte en geen aftrek van voorbelasting |
| Btw-vrijstelling | Geen btw en vermelding van de toepasselijke vrijstelling | Vrijgestelde omzet en meestal geen aftrek voor bijbehorende kosten |
| 0%-tarief | 0% btw met passende onderbouwing | Belaste omzet; aftrek van voorbelasting kan behouden blijven |
| Btw verlegd | Geen btw, wel “btw verlegd” en waar vereist het btw-id van de klant | De afnemer berekent en vermeldt de btw in zijn aangifte |
KOR is iets anders dan 0% btw
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan mag je geen btw aan klanten berekenen. Als je toch een factuur stuurt, vermeld je dat je de KOR toepast en zet je geen btw-bedrag op de factuur. Je trekt de btw op zakelijke kosten en investeringen in beginsel ook niet af. De KOR is dus geen tariefkeuze en je zet niet zomaar “0% btw” op de factuur.
Vrijgestelde prestatie
Sommige prestaties zijn wettelijk vrijgesteld, bijvoorbeeld bepaalde medische, onderwijs- of financiële diensten. Vermeld op een factuur dat een vrijstelling van toepassing is. De vrijstelling volgt uit de aard van de prestatie en niet alleen uit je beroep. Lever je zowel vrijgestelde als belaste diensten, beoordeel dan iedere omzetstroom apart en let op een mogelijke beperking van de aftrek van voorbelasting.
Het 0%-tarief
Bij het 0%-tarief blijft sprake van belaste omzet. Dit speelt onder meer bij bepaalde leveringen naar het buitenland. Je moet kunnen aantonen dat de voorwaarden zijn vervuld. Een geldig btw-id, vervoer naar een andere lidstaat en een sluitende administratie kunnen daarbij relevant zijn. “Mijn klant zit in Duitsland” is op zichzelf nog niet genoeg.
Btw verleggen
Bij verlegging brengt de leverancier geen btw in rekening en verwerkt de afnemer de btw. Dit komt voor bij bepaalde binnenlandse prestaties en veel zakelijke transacties over de grens. Zet “btw verlegd” op de factuur en vermeld de vereiste gegevens. Pas verlegging niet toe omdat de klant liever zonder btw betaalt. De wettelijke voorwaarden moeten echt zijn vervuld.
Voorbeeld factuur zonder btw
Een goede factuur bevat nog steeds de normale bedrijfs-, klant-, datum-, nummer- en prestatiegegevens. Voeg vervolgens de reden toe. Gebruik bijvoorbeeld “Kleineondernemersregeling van toepassing” wanneer je daadwerkelijk aan de KOR deelneemt, “btw verlegd” wanneer de verleggingsregeling geldt of een duidelijke verwijzing naar de vrijstelling. Bij 0% vermeld je het tarief en bewaar je de onderbouwing voor toepassing ervan.
De vermelding moet aansluiten bij de werkelijke prestatie. Een factuursjabloon met altijd “btw verlegd” kan leiden tot onjuiste aangiften en correcties.
Stappenplan voor je de factuur verstuurt
- Bepaal de prestatie. Gaat het om goederen, diensten, een vrijgestelde prestatie of een bijzondere regeling?
- Controleer de klant. Is het een ondernemer of particulier, waar is die gevestigd en is het btw-id geldig?
- Kies de wettelijke behandeling. Regulier tarief, 0%, vrijstelling, KOR of verlegging.
- Maak de factuur compleet. Voeg de juiste verplichte gegevens en specifieke vermelding toe.
- Sluit de aangifte aan. Boek de omzet en verwerk deze in de juiste aangifterubriek of administratie.
Wat Fiscely voor deze situatie doet
Geef in Fiscely aan wat je levert, aan wie, in welk land, welk btw-id is gebruikt en waarom je denkt dat geen btw geldt. Je ontvangt een duidelijke beoordeling van de regeling, een voorstel voor de factuurtekst, de aangifterichting en de boeking. Als verschillende regels samenkomen, kun je vanaf Koers een Fiscely Check aanvragen.
Mag ik zonder btw factureren omdat mijn klant geen btw kan aftrekken?
Nee. Het aftrekrecht van je klant bepaalt niet of jij btw moet berekenen. De aard en plaats van de prestatie en een eventuele bijzondere regeling zijn bepalend.
Is een factuur zonder btw hetzelfde als een factuur met 0%?
Nee. Bij 0% is sprake van belaste omzet tegen het nultarief. Bij een vrijstelling of de KOR gelden andere gevolgen voor aangifte en aftrek.
Wat als ik achteraf ten onrechte geen btw heb berekend?
Beoordeel de factuur, omzet en aangifte direct. Vaak moet je een gecorrigeerde factuur sturen en de btw-aangifte corrigeren.
De juiste behandeling hangt af van de concrete prestatie, klant en plaats van levering. Controleer buitenlandse, vrijgestelde of grotere transacties voordat je factureert.