Een aantoonbaar zakelijke lunch of diner valt doorgaans onder beperkt aftrekbare kosten. Voor een ondernemer in de inkomstenbelasting bestaat naast de drempelregeling de keuze om 80% van deze kosten af te trekken. De btw op eten en drinken dat je als eindgebruiker in een restaurant nuttigt, is niet aftrekbaar.
Wanneer is een lunch echt zakelijk?
Een afspraak met een opdrachtgever om een offerte, project of samenwerking te bespreken kan een zakelijk doel hebben. Alleen betalen met je zakelijke pas maakt een maaltijd nog niet zakelijk. Je gewone dagelijkse lunch is niet ineens een zakelijke uitgave omdat je tijdens het eten werkt.
Leg bij een zakenlunch vast wie aanwezig waren, wat de aanleiding was en op welk project de afspraak betrekking had. Een korte notitie bij de bon voorkomt dat je maanden later uit je agenda moet reconstrueren waarom je het bedrag hebt geboekt. Beperk je notitie tot wat nodig is voor je administratie.
Kostenaftrek voor een eenmanszaak of bv
De Belastingdienst beschrijft de aftrekbeperking voor voedsel, drank en representatiekosten. Voor de inkomstenbelasting kun je in plaats van de drempel kiezen voor 80% aftrek. In de vennootschapsbelasting hoort bij de procentuele methode 73,5%. De drempelregeling kent eigen voorwaarden. Kies de methode op basis van alle kosten die onder de beperking vallen, niet per losse restaurantbon de gunstigste uitkomst.
Horeca-btw beoordeel je apart
Voor eten en drinken dat jij of je zakenrelatie ter plaatse in een horecagelegenheid gebruikt, geldt als eindgebruiker geen btw-aftrek. De bon kan dus wel relevant zijn voor je kostenaftrek, terwijl het btw-bedrag niet naar voorbelasting gaat. Een zakelijke afspraak verandert die horeca-regel niet.
Rekenvoorbeeld: een lunch van € 100
Een eenmanszaak betaalt € 100 inclusief btw voor een zakelijke lunch met een klant in een restaurant. De ondernemer is eindgebruiker en kiest bij de inkomstenbelasting voor de 80%-methode. De uitwerking is dan:
- Restaurantkosten in de administratie: € 100.
- Als voorbelasting terug te vragen horeca-btw: € 0.
- Fiscaal aftrekbaar bij de gekozen methode: € 80.
- Niet-aftrekbaar deel dat bij de fiscale winstberekening wordt gecorrigeerd: € 20.
Die € 80 is een verlaging van de belastbare winst, geen bedrag dat de Belastingdienst volledig aan je terugbetaalt. Het belastingeffect hangt af van je totale fiscale positie. Boek in je software de volledige uitgave op een herkenbare rekening voor beperkt aftrekbare kosten en laat de fiscale correctie daarop aansluiten.
Wanneer past dit voorbeeld niet?
Een personeelskantine, afhaalmaaltijd op de werkplek, hotelovernachting en het doorbelasten van catering zijn andere situaties. Pas daarop niet automatisch dezelfde verwerking toe. Splits een factuur met bijvoorbeeld vergaderruimte en eten naar de werkelijke onderdelen. Ook privéaanwezigen of een privédeel vragen om een afzonderlijke beoordeling.
Bewaar dit bij de boeking
- De gespecificeerde bon en het betaalbewijs.
- Een korte toelichting op de zakelijke afspraak.
- Een splitsing als de rekening verschillende diensten bevat.
- De kostenrekening waarop je beperkt aftrekbare uitgaven bijhoudt.
- De gekozen fiscale methode in je jaarafsluiting.
Van restaurantbon naar een onderbouwde boeking
Geef Fiscely aan wie er aanwezig waren, waar de maaltijd plaatsvond, of je het bedrag doorbelast en welke rechtsvorm je hebt. Zo kan het antwoord gericht ingaan op zakelijk karakter, btw en winstcorrectie, in plaats van alleen een algemeen aftrekpercentage te noemen.
Veelgestelde vragen
Mag ik 80% van de btw terugvragen?
Nee. De 80%-methode gaat over kostenaftrek voor de inkomstenbelasting. Het is geen aftrekpercentage voor horeca-btw.
Maakt privé betalen de lunch niet-zakelijk?
Nee. Het zakelijke doel en de bewijsstukken zijn bepalend. De betaling verwerk je wel passend bij je rechtsvorm.
Deze uitleg is algemeen en kan onjuistheden bevatten. De uitkomst hangt af van jouw feiten en de geldende regels. Voor meer zekerheid kun je jouw situatie persoonlijk laten beoordelen via Fiscely Check of Advies.