Koopt je Nederlandse onderneming een gewone zakelijke softwaredienst van een buitenlandse ondernemer, dan wordt de btw meestal naar jou verlegd. Een dienst uit een ander EU-land hoort doorgaans in rubriek 4b, een dienst van buiten de EU in 4a. Aftrek bij 5b kan alleen voor zover je aftrekrecht hebt.
Kijk naar de leverancier op de factuur
Een merk kan wereldwijd actief zijn en vanuit verschillende vennootschappen factureren. De taal van de website of de valuta op je creditcard bepaalt de btw-route niet. Controleer de juridische leverancier, het vestigingsland, jouw zakelijke gegevens en een eventuele vermelding van verlegging.
Bewaar de echte factuur uit het klantportaal. Een betaalbevestiging of creditcardregel geeft vaak onvoldoende informatie over de dienst en de btw. Geef je btw-identificatienummer door als je zakelijk afneemt en controleer daarna de volgende factuur. Een gewijzigd accountveld herstelt niet vanzelf alle oude documenten.
Voorbeeld: software uit Ierland
Je Nederlandse onderneming ontvangt een factuur voor € 100 van een Ierse ondernemer. Het gaat om een gewone zakelijke softwaredienst waarvoor de btw naar Nederland is verlegd. We veronderstellen 21% Nederlandse btw en volledig aftrekrecht.
- Bij rubriek 4b: € 100 vergoeding en € 21 berekende btw.
- Bij rubriek 5b: € 21 aftrekbare voorbelasting.
- Per saldo uit deze aankoop: € 0 btw te betalen.
Deze verwerking volgt de uitleg van de Belastingdienst voor EU-inkopen. Het saldo van nul betekent niet dat je de aankoop kunt weglaten. Je geeft beide kanten aan.
Voorbeeld: software uit de Verenigde Staten
Bij dezelfde dienst van een in de VS gevestigde ondernemer loopt de verschuldigde btw onder de verleggingsregel via rubriek 4a in plaats van 4b. Ook dan beoordeel je het aftrekrecht afzonderlijk. Stel de btw-code in je pakket dus niet in als een gewone vrijgestelde Nederlandse inkoop.
Wat als je de KOR gebruikt?
Bij deelname aan de KOR kun je de btw op je inkopen niet aftrekken. Verlegde btw kan dan wel verschuldigd zijn zonder een even grote aftrekpost. In het voorbeeld van € 100 met 21% verlegde btw is de € 21 dus een werkelijk te betalen bedrag wanneer je geen aftrekrecht hebt. Controleer of je een incidentele aangifte moet aanvragen.
Er staat toch btw op de buitenlandse factuur
Boek buitenlandse btw niet zomaar als Nederlandse voorbelasting. Onderzoek eerst of de leverancier je als zakelijke afnemer heeft behandeld en of het om buitenlandse of Nederlandse btw gaat. Een foutieve factuur vraagt om herstel bij de leverancier. Terecht geheven buitenlandse btw kan een afzonderlijke teruggaafroute hebben, met eigen voorwaarden.
Voeg ook niet op eigen initiatief verlegde btw toe aan iedere factuur zonder btw. Er kunnen andere regels of een vrijstelling van toepassing zijn. Het soort dienst, de betrokken vestiging en de hoedanigheid van afnemer blijven bepalend.
Let op periode en valuta
Bij intracommunautaire diensten kan de periode van dienstverlening bepalend zijn voor de aangifte. Neem dus niet automatisch de creditcardafschrijving als aangiftedatum. Voor een bedrag in vreemde valuta moet je daarnaast een onderbouwde omrekening naar euro gebruiken. Een bankkoers inclusief kaartkosten hoeft niet dezelfde grondslag te geven.
Dit geef je mee voor een gerichte beoordeling
- Land en naam van de facturerende leverancier.
- Soort softwaredienst en de gebruiksperiode.
- Bedrag, valuta en vermelde btw of verlegging.
- Jouw zakelijke gebruik, btw-status en eventuele KOR-deelname.
- De btw-code die nu in je boekhoudprogramma staat.
Fiscely kan deze onderdelen combineren tot een uitleg van de btw-route en een boekingsrichting. Dat sluit aan op je concrete factuur in plaats van alleen op de merknaam van de software.
Veelgestelde vragen
Moet ik ingekochte software in een opgaaf ICP zetten?
Een opgaaf ICP betreft niet jouw inkoop. Verwar ingekochte diensten niet met diensten die je zelf aan een EU-ondernemer levert.
Waarom moet ik iets aangeven als het saldo nul is?
De verschuldigde verlegde btw en het aftrekrecht zijn afzonderlijke onderdelen van de aangifte. Nul per saldo betekent niet dat de transactie ontbreekt.
Deze uitleg is algemeen en kan onjuistheden bevatten. De uitkomst hangt af van jouw feiten en de geldende regels. Voor meer zekerheid kun je jouw situatie persoonlijk laten beoordelen via Fiscely Check of Advies.