Bij een zakelijk telefoonabonnement zijn de zakelijke kosten aftrekbaar, maar niet het privédeel. Een privéabonnement trek je niet als zodanig af. Aantoonbare zakelijke gesprekken via dat abonnement kunnen wel aftrekbaar zijn. Beoordeel de aanschaf van het toestel en de btw los van het abonnement.
Begin met het soort abonnement
De Belastingdienst maakt onderscheid tussen een privéabonnement en zakelijke telefoonkosten. Gebruik je je bestaande privételefoon af en toe voor werk? Zet dan niet zonder verdere onderbouwing een willekeurig deel van de vaste abonnementskosten op je onderneming. Kijk welke zakelijke gesprekskosten aantoonbaar zijn gemaakt.
Bij een zakelijk abonnement corrigeer je kosten die betrekking hebben op privégebruik. De naam op de factuur, het contract, de specificatie en het werkelijke gebruik helpen bij de beoordeling. De betaalrekening alleen geeft geen uitsluitsel. Voor een onbeperkte bundel met gemengd gebruik is een losse schatting zonder uitleg onvoldoende basis voor een stellige aftrekclaim.
Voorbeeld: aantoonbare zakelijke gesprekken
Een ondernemer heeft een privéabonnement. Op de specificatie staan daarnaast € 18 aan afzonderlijk berekende gesprekken met buitenlandse opdrachtgevers. De ondernemer kan de gesprekken koppelen aan zakelijke afspraken. In dit voorbeeld wordt € 18 als zakelijke gesprekskosten beoordeeld. De vaste prijs van het privéabonnement wordt niet ineens een zakelijke kostenpost.
Dit voorbeeld gaat over kostenaftrek. Het beslist niet automatisch hoeveel btw aftrekbaar is. Daarvoor kijk je onder meer naar de factuur en het gebruik voor btw-belaste activiteiten. Als je kosten inclusief btw boekt omdat je die btw niet kunt terugvragen, moet je voorkomen dat het pakket daarnaast ook nog voorbelasting berekent.
Een toestel is niet hetzelfde als een abonnement
Betaal je maandelijks voor een combinatie van toestel en belbundel? Vraag de uitsplitsing op. Een betaling in termijnen zegt niet dat het hele bedrag abonnementskosten is. Een toestel dat je als bedrijfsmiddel behandelt kan via afschrijving in de winst terechtkomen. Kosten van een bedrijfsmiddel worden over de gebruiksjaren verdeeld.
Boek het toestel in dat geval niet nog een keer als kosten bij iedere aflossing. Leg eerst de aankoop en eventuele schuld vast. De termijnbetaling verlaagt vervolgens de schuld, terwijl de abonnementskosten hun eigen verwerking houden. De keuze hoe je een gemengd gebruikt toestel etiketteert, vraagt een afzonderlijke fiscale beoordeling.
En de btw op je telefoonrekening?
Voor aftrek van voorbelasting moet de aankoop onder meer voor aftrekgerechtigde activiteiten worden gebruikt. Privégebruik, vrijgestelde omzet en de KOR kunnen de aftrek beperken. Een aftrekpercentage voor de winst is dus niet zonder meer het percentage dat je op de btw toepast. Bij gemengd gebruik moet ook de uiteindelijke correctie aansluiten bij de feiten.
Maak de administratie controleerbaar
- Bewaar het contract en de maandfacturen.
- Splits een toestelbetaling van abonnement en verbruik.
- Leg de zakelijke aanleiding van afzonderlijke kosten vast.
- Noteer hoe je gemengd gebruik onderbouwt en controleer dat periodiek.
- Laat kostenrekening, eventuele schuld en btw-code op dezelfde beoordeling aansluiten.
Bij een telefoon voor personeel of een telefoon die je bv aan jou als dga verstrekt, kunnen ook loonheffingen spelen. De uitleg voor de zelfstandig ondernemer is daarop niet één-op-één toepasbaar.
Leg jouw contract aan Fiscely voor
Vermeld of het om een privé- of zakelijk contract gaat, wie de telefoon gebruikt en of het maandbedrag ook een toestel bevat. Dan kan Fiscely de open vragen aanwijzen en een verwerking uitwerken die past bij jouw situatie.
Veelgestelde vragen
Is mijn telefoon altijd voor 50% aftrekbaar?
Nee. Er is geen algemeen standaardpercentage dat voor iedere telefoon en ieder abonnement geldt. De feiten en het soort kosten zijn bepalend.
Mag ik iedere maand de toestelaflossing aftrekken?
Niet automatisch. Als het toestel als bedrijfsmiddel is verwerkt, zijn aflossing en afschrijving verschillende boekingen.
Deze uitleg is algemeen en kan onjuistheden bevatten. De uitkomst hangt af van jouw feiten en de geldende regels. Voor meer zekerheid kun je jouw situatie persoonlijk laten beoordelen via Fiscely Check of Advies.